Tolstrup Anlægsgartner
1. FORMÅL
1.1
Tolstrup A/S har etableret en whistleblowerordning, som har til
formål at give ansatte, samarbejdspartnere og andre eksterne personer mulighed
for at anmelde mistanke og bekymringer om uretmæssig adfærd i forbindelse med økonomisk
misbrug, krænkende adfærd og øvrige væsentlige forhold i
Tolstrup A/S – uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med
whistleblowerordningen er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold
til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.
1.2
Tolstrup A/S er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor
alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på
lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at benytte den
sædvanlige direkte kommunikation på arbejdspladsen om fejl og
utilfredsstillende forhold mv., hvor man som altid kan rette henvendelse til
nærmeste leder, direktionen, sikkerhedsorganisationen eller tillidsmand. Whistleblowerordningen
er et supplement, der giver mulighed for såvel medarbejdere som andre
interessenter til at foretage anonyme indberetninger. Det forudsættes, at
whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.
1.3
Tolstrup A/S opfordrer til at anvende Tolstrup
A/S’ whistleblowerordning. Tolstrup A/S’ whistleblowerordning udelukker dog
ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler (Datatilsynet eller
andre tilsynsmyndigheder).
2. OMFANG
2.1
Eksempler på områder hvor økonomisk misbrug kan finde sted er:
2.2
Eksempler på krænkende adfærd samt øvrige
væsentlige forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen:
2.3
Øvrige forhold (herunder interne HR-forhold)
skal anmeldes direkte i koncernen i henhold til de relevante specifikke
procedurer og reguleres ikke af denne politik.
3. VÆRKTØJ TIL ANMELDELSE
3.1
Tolstrup A/S’ whistleblowerordning er
tilgængelig via virksomhedens hjemmeside på www.tolstrupanlaeg.dk/whistleblowerordning/.
Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.
3.2
For at sikre anmelderens anonymitet, benytter Tolstrup
A/S en ekstern partner – Legal Tech Danmark – som driver en digital platform
til håndtering af alle anmeldelser. Løsningen sikrer, at Tolstrup A/S kun har adgang
til de anmeldte oplysninger og ikke til oplysninger, der kan identificere
anmelderen.
3.3
Legal Tech Danmark er ansvarlig for at anmeldelser
registreres, opbevares og kommunikeres til Tolstrup A/S efter dataforordningen
og gældende lovgivninger.
4. TOLSTRUPS WHISTLEBLOWERENHED
4.1
Indberetninger til Tolstrup A/S’ whistleblowerordning behandles af
virksomhedens økonomichef, som afhængigt af anmeldelsens indhold involverer
kollegaer eller bestyrelse for at kunne vurdere og undersøge anmeldelsen
tilstrækkeligt grundigt. Nogle gange vil behandlingen foregå med hjælp fra
eksterne parter, for eksempel advokat eller revisor.
4.2
Whistleblowerenheden bekræfter modtagelsen af en
indberetning inden for 7 dage. Kommunikationen foregår på Legal Tech Danmarks
platform, og kan ses af whistleblower ved anonymt login på platformen.
4.3
Når en indberetning modtages, foretages en
indledende undersøgelse af det indberettede. Hvis det vurderes, at indberetningen
falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart
ubegrundet, bliver indberetningen afvist og whistlebloweren får besked herom.
4.4
Den videre behandling af begrundede indberetninger
afhænger af indberetningens indhold og karakter, men undersøgelsen vil typisk
indebære, at der dels indhentes yderligere oplysninger internt i
organisationen, dels – via platformen – stilles uddybende spørgsmål til
whistlebloweren eller efterspørges yderligere dokumentation. Whistleblowerenhedens
undersøgelse kan således blive hæmmet, hvis indberetteren ikke er villig til at
logge på platformen og besvare yderligere spørgsmål.
4.5
Whistlebloweren vil modtage feedback på
indberetningen. Det betyder at whistleblowerenheden afhængigt af
indberetningens indhold og karakter via platformen vil oplyse whistleblower om,
hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt hvorfor enheden har
valgt denne opfølgning. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for
fristen, vil whistleblowerenheden underrette whistlebloweren herom, og om
eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er
iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.
4.6
Feedbacken skal overholde gældende lovgivning,
herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et
videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror
på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over
for whistlebloweren.
5. FORTROLIG HÅNDTERING OG ANONYMITET
5.1
Alle, der indberetter forhold i god tro, er
beskyttet mod enhver form for repressalier. Forsøg fra Tolstrup A/S’ ansatte
eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på
at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil
medføre ansættelsesretlige konsekvenser.
5.2
Tolstrup A/S’ whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang
enhver indberetning fortroligt.
5.3
Alle medarbejdere, der måtte blive involveret i en undersøgelse af
en konkret indberetning, har således en særlig tavshedspligt i forhold til de
oplysninger, der indgår i indberetningen.
5.4
Whistleblowerenheden er dog forpligtet til at give den person, der
indberettes om, oplysning om selve det indberettede forhold. Der vil i hver
enkelt situation bliver foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne
meddelelse kan videregives, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for
afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af dokumentation. Der
bliver aldrig givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, heller
ikke hvis denne har valgt at oplyse sin identitet i indberetningen.
